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Kundenservice – Unsere Tipps für euch!

Ein funktionierender und gut aufgestellter Kundenservice ist die halbe Miete für das Unternehmen. Denn wo auch Produkte und Dienstleistungen verkauft werden, kommen sicherlich Fragen und Reklamationen der Kunden auf. Damit diese Problemlos angenommen und bearbeitet werden können, braucht jedes Unternehmen den passenden Kundenservice.
Im Folgenden sind 5 Tipps aufgelistet, wie ohne weitere Probleme der perfekter Kundenservice entsteht:

  1. Gebt euren Kunden mehrere Möglichkeiten für die Kontaktaufnahme
    In der heutigen Zeit kann es schwierig sein den Kundenservice, wenn auch nur für ein kleines Problem zu erreichen. Daher bieten sich verschiedenste Möglichkeiten an, um den Kunden die Kontaktaufnahme zu euch am angenehmsten zu gestalten.
    Das Ziel dabei sollte sein, dem Kunden per E-Mail, Telefon, Post oder sogar einen Live-Chat die Möglichkeit zu geben euch zu erreichen. Des weiteren sollte euer Kunde auch nicht länger als nötig warten müssen, dies kann nicht den besten Eindruck hinterlassen.
  2. Dem Kunden den Erhalt der Anfrage bestätigen
    Die meisten Kunden nehmen stundenlange Wartezeiten in Kauf, um den Kundenservice telefonisch zu erreichen.
    Dabei gehen sie davon aus, dass Ihre Anfrage dementsprechend von einem Service Mitarbeiter bearbeitet wird. Doch vielleicht ist dies nicht immer der Fall und es kann was untergehen. Wo Menschen arbeiten, passieren auch immer Fehler…
    Egal auf welchen Wege euch eine Anfrage erreichen sollte, bestätigt dem Kunden den Erhalt der Nachricht und gebt Ihm eine Ticket oder Bearbeitungsnummer mit einem entsprechenden Ansprechpartner, damit der Kunde weiß, wenn er anruft, mit wem er gesprochen hat und eure Kollegen wissen, wer zuständig ist.
  3. Das Problem, bzw. die Anfrage sofort bearbeiten
    Sobald Ihr eine Anfrage vom Kunden erhalten habt, ist es sinnig diese sofort an die zuständige Abteilung, bzw. an den zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten, damit wertvolle Zeit nicht verloren geht. Der Kunde erwartet natürlich eine schnelle und unverzügliche Bearbeitung sowie Antwort auf seine Anfrage.
  4. Noch Fragen offen? Setzt euch unbedingt mit dem Kunden in Verbindung!
    Stehen noch Fragen offen, nachdem der Kunde sein Problem geäußert hat? Setzt euch unbedingt mit Ihm in Verbindung, das es zu keinen Unklarheiten kommt. Das macht auf den Kunden keinen professionellen Eindruck.
    Als kleiner Tipp: Nutzt ein CRM-System so wie Wir. Dort könnt Ihr alle Kundengespräche vermerken, sowie eine E-Mail Historie anlegen, das wertvolle Informationen von und an den Kunden nicht verloren gehen. Auf dieses System sollte natürlich jeder Mitarbeiter zugreifen können, um jederzeit den aktuellen Stand abzufragen.
  5. Versucht die Kundenerwartungen zu übertreffen
    Nach erfolgreicher Bearbeitung der Anfrage solltet Ihr auch euch gerne nochmals mit dem Kunden in Verbindung setzen um zu hören, ob alle Probleme soweit gelöst sind und es keine offenen Anfragen mehr gibt.
    Somit hat der Kunde die Möglichkeit sich auch noch einmal zu äußern und sein Feedback abzugeben.

Unser Fazit: Aus eigener Erfahrung aus unserer Arbeit bei Adgency können wir sagen, dass diese 5 Punkte zwar nur Basics sind aber auch Voraussetzung für einen guten Kundenservice. Würde nur ein Punkt fehlen oder vernachlässigt werden, dann würde das Ganze verlangsamt oder man bekommt Probleme auf verschiedenen Ebenen. Auf jeden Fall kann man abhängig vom Unternehmen oder Produkt den Kundenservice noch erweitern oder umgestalten. Doch wenn ihr diese 5 Basics an eurem Arbeitsplatz umsetzt, dann habt ihr die perfekte Grundlage für den besten Kundenservice.



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